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Cos'è la Fattura PA?

‘La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell\’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura elettronica accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio. Tutti i fornitori che emettono fattura verso la Pubblica Amministrazione (anche sotto forma di nota o parcella) devono: 

1. produrre un documento in formato elettronico, denominato FatturaPA; 
2. trasmettere la FatturaPA attraverso il Sistema di Interscambio per la fatturazione elettronica. 

L’obbligo è riferito a tutti gli Operatori economici (imprese e lavoratori autonomi) che forniscono beni o servizi alle Amministrazioni pubbliche.

Devo acquistare o avere un software per inviare le fatture?

No, non devi acquistare software complessi o accessori inutilizzabili, puoi continuare ad utilizzare le Procedure Tradizionali di Elaborazione Fatture a cui sei abituato e ti dovrai limitare ad inviare la Fattura destinata al tuo cliente PA in formato PDF o XML caricandola su questo Portale.

Hai scoperto che il cliente a cui devi fatturare è una PA?

Nessun problema, da oggi RCSOFT può darti una mano diventando il tuo INTERMEDIARIO di fiducia per permettere alla Tua ed a tutte le Aziende che hanno rapporti di fornitura con Uffici della Pubblica Amministrazione di dotarsi di un sistema che possa trasmettere le fatture in formato Digitale compatibili con il Sistema di Interscambio. Grazie a questo servizio RCSOFT può assumere l’incarico di INTERMEDIARIO tra Te (Operatore Economico) ed il Sistema di Interscambio con la Pubblica Amministrazione.

Ho bisogno della Carta Nazione dei Servizi o della Firma Digitale per inviare le Fatture?

No, le Fatture verranno firmate utomaticamente da noi prima dell’ivio al Sistema di Interscambio.

Cosa cambia in realtà dalla Fattura Tradizionale?

I Dati riportati in una fattura tradizionale vengono inseriti all’interno di una struttura predefinita chiamata Formato XML-PA compatibile con i sistemi di ricezione predisposti dal Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate e dai Sistemi Sogei. Il file generato deve essere firmato digitalmente per comprovarne l’esattezza della data di creazione e trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio. Il file XML-PA può essere generato da un software gestionale e poi inviato attraverso il portale RCSOFT oppure caricando la fattura in formato PDF che sarà poi convertito dal Centro Servizi FatturaPA di RCSOFT.

La fattura elettronica rispetta il numero sequenziale della tradizionale, oppure ha una numerazione a parte?

La Fattura Elettronica deve rispettare una numerazione pre-definita a parte. La prima Fattura sarà numerata nel formato 1P , la seconda fattura sarà la 2 P e cosi via 3P, 4P, 5P ecc.. Ovviamente ogni anno la numerazione partirà nuovamente da 1P, 2P e così via.

Quali sono i dati che devo riportare nella Fattura Elettronica per avere la certezza che venga correttamente accettata?

E’ piuttosto semplice compilare una Fattura Elettronica. E’ fondamentale che nei dati del Destinatario della stessa venga indicato il Codice Univoco di Ufficio ( Codice IPA ) grazie al quale il Sistema di Interscambio recapita il documento fiscale digitale direttamente al destinatario della stessa. Tali dati devono essere inseriti durante l’elaborazione iniziale del documento fiscale prima che lo stesso venga convertito in formato XML-PA dal Gestionale oppure dal Centro Servizi FatturaPA di RCSOFT.

Dove rintraccio il Codice Univoco di Ufficio del destinatario della mia Fattura?

Ogni fornitore della Pubblica Amministratore ha ricevuto dal proprio Committente PA una lettera di invito alla predisposizione della Fattura Elettronica per le future forniture di servizi e prodotti. Il Codice IPA, composto da 6 caratteri alfanumerici, se non presente lo si può rintracciare nell’archivio centrale predisposto dall’amministrazione digitale. Contattateci per maggiori informazioni e supporto.

Cosa si intende per formato PDF? Va bene se vi mando l'immagine della mia fattura con lo Scanner?

Assolutamente NO. Il formato PDF è un formato che permette di convertire un documento che contiene dei testi scritti al computer con sistemi tradizionali come Word, Excel o Gestionali tradizionali. Un file Immagine viene dichiarato non conforme e non permette al Centro Servizi di convertire i dati presenti in formato XML-PA.

Sono un Artigiano abituato a compilare la fattura su brogliaccio cartaceo! Adesso come faccio?

Nessun problema. Nella nostra Area Riservata abbiamo predisposto dei Modelli Interattivi in formato PDF, completi con tutti i dati necessari, che potrete scaricare preventivamente sul vostro PC. Una volta completata la compilazione potrete salvarli prima in una cartella del vostro PC e successivamente trasferirli all’interno del nostro Portale Servizi. A questo punto sarà cura del Centro Servizi FatturaPA di RCSOFT estrapolare i dati ed inviarli al Sistema di Interscambio.

Verifiche e controlli. Posso stare tranquillo?

Per rispondere a questa domanda RCSOFT si è accertata di verificare cosa in realtà necessiti agli Operatori ed Ispettori a cui vengono affidati i controlli Ispettivi presso le Aziende da parte dell’Agenzia delle Entrate. Ad oggi la disponibilità di un Portale Web come il nostro può assicurare a chiunque, in caso di verifica da parte di Ispettori oppure Operatori di Polizia Tributaria, la possibilità di accedere alla documentazione digitale necessaria ponendo l’Azienda nostra Cliente nella condizione favorevole di fornire tutta la documentazione digitale necessaria agli Ispettori richiedenti.

Cosa accade alla Fattura che ho inviato in formato PDF?

Ogni Fattura trasmessa viene archiviata ed accessibile in qualsiasi momento da parte dell’utente. E’ disponibile la versione originale in formato PDF, il corrispondente file XML-PA firmato digitalmente e tutto lo storico informativo.

Devo coinvolgere il mio Commercialista per questo servizio?

E’ sempre consigliabile farsi supportare dal proprio Commercialista laddove non abbiate dimestichezza con l’utilizzo di computer e sistemi tecnologici. L’Importante è che voi comunichiate al vostro Commercialista e/o Revisore contabile di predisporre un apposito SEZIONALE per le Fatture Elettroniche che produrrete nel tempo.

Sono un Commercialista e vorreì offrire il vostro servizio ai miei clienti di Studio. E' possibile?

Certo! Per tutti i Professionisti che vogliano attivare il servizio di Invio delle Fatture Elettroniche per conto dei propri clienti, abbiamo predisposto una piattaforma gestionale Multilivello dove il professionista da un lato può caricare l’anagrafica del proprio cliente e dall’altro visualizzare tutte le fatture che ha inviato per conto dei propri clienti. Avrà piena autonomia nel visionare lo stato di Elaborazione/Avanzamento della fattura stessa, nonché la possibilità di avere sconti sul listino.

Posso mandare Fatture Elettroniche di una Azienda mia amica con la mia utenza singola?

No! Ogni Persona Fisica/Società/Professionista è obbligato ad avere una propria utenza indipendente, infatti l’Agenzia delle Entrate e il Sistema di Interscambio effettuano dei controlli preventivi affinchè venga assicurata l’Identificazione Univoca dell’Operatore Economico a cui appartiene la fattura in virtù dei dati anagrafici precaricati nel profilo Utente. La ricezione di una fattura non identificabile causa una decurtazione del credito di invio ma viene rifiutata e bloccata dai nostri sistemi.

In quanto tempo la Pubblica Amministrazione rilascia la ricevuta?

Benché le fatture elettroniche vengano inviate subito da RCSOFT, ogni Pubblica Amministrazione ha tempi di risposta diversi. Alcune rispondono immediatamente, altre (la maggior parte) rispondono in pochi giorni, alcune non rispondono. Se entro 15 giorni la Pubblica Amministrazione non da né esito positivo e né esito negativo, il Sistema di Interscambio dopo 15 giorni dalla notifica produce una ricevuta di Decorrenza dei Termini con la quale il cliente può intendere la fattura accettata.

La fattura è stata accettata, quando mi verrà pagata?

Il Centro Servizi Fattura PA di RCSOFT, come d’altronde nessuno se non la PA stessa, può conoscere i tempi di pagamento effettivi di una fattura. RCSOFT infatti in qualità di intermediario infatti, riceve, trasforma, firma, invia e conserva la fattura, ma non risponde di eventuali inadempienze della PA.

Cosa succede se l'Ente rilascia una ricevuta di rifiuto?

Può capitare che la Pubblica Amministrazione, una volta ricevuta la fattura elettronica, la rifiuti. Il rifiuto può dipendere da diversi fattori (dati mancanti, codici errati, importi errati, servizi non corrispondenti all’erogato, mancanza allegati, etc.). In ogni caso nella ricevuta è sempre specificato il motivo del rifiuto. Ma non sempre è comprensibile (perché ad esempio un rifiuto “tecnico”) e in molti casi occorre contattare l’Ente per le dovute delucidazioni. In ogni caso RCSOFT è a disposizione per assistere il Cliente.

Per emettere la fatturazione elettronica devo essere in possesso della firma digitale?

La normativa prevede che sulle fatture elettroniche debba essere apposta la firma digitale. RCSOFT ha previsto un sistema con firma digitale automatica che viene apposta su tutte le fatture inviate dai clienti (che quindi non hanno bisogno di essere in possesso di firma digitale propria, di Smart Card, di salvare e firmare le fatture, etc.). La firma digitale viene dunque apposta da RCSOFT.

Le Fatture Elettroniche emesse quando vengono inviate alla Pubblica Amministrazione?

Le Fatture Elettroniche, una volta inserite nel sistema FatturaPA, se trasmesse in formato PDF verranno inviate entro un giorno lavorativo, se invece vengono trasmesse in formato XML verranno trasmesse immediatamente alla Pubblica Amministrazione destinataria.

Se emetto la fattura elettronica devo comunque emettere la fattura cartacea?

La fattura elettronica è quella che fa fede, cioè non toglie che per poterla compilare è necessaria la fattura cartacea compilata correttamente, la stessa può anche essere consegnata al commercialista per la contabilità.

Non sono in possesso della Partita IVA : posso emettere una fattura elettronica?

Il DPR che regola l’emissione della fattura standard (613/72) non prevede una fattura senza Partita Iva. Il documento che viene emesso in questi casi è una “ricevuta per prestazioni occasionali” e non è veicolabile attraverso sistema di interscambio. Quindi, in caso di assenza della Partita Iva (esempio di una ONLUS) la Pubblica Amministrazione può accettare in deroga alla legge la “fattura” cartacea; qualora l’Ente però non accetti tale documento (è una sua facoltà) il cedente ha due possibilità: 1) Attivare una Partita Iva 2) Rinunciare alla fattura. E’ pertanto impossibile veicolare un file senza Partita Iva attraverso il sistema di interscambio.

Con RCSOFT occorre sottoscrivere un contratto?

RCSOFT non prevede contratti. Le fatture hanno un costo una tantum. Gli unici documenti che il Cliente compila e firma sono la Delega RCSOFT con la quale si delega RCSOFT come intermediario per l’elaborazione, la firma e l’invio delle fatture elettroniche, e la delega Conservatore con la quale si delega la società Unimatica SPA per la conservazione a norma.

E' possibile che la PA contesti una fattura dopo la notifica di decorrenza termini (DT)?

Nel caso in cui venga contestata la fattura dopo aver ricevuto la notifica di decorrenza termine è necessario da parte del cedente/prestatore emettere una nota di credito interna (quindi effettuando le annotazioni rettificative sui propri registri) e poi si invia la fattura con nuovo numero e data. Naturalmente non può essere inviata con lo stesso numero e data, in quanto lo SdI la percepisce come già inviata e la scarta. Anche in questo caso avendo il cedente/prestatore sicuramente già registrato la sua fattura prima di ricevere il DT (15 gg) allora il cedente/prestatore dovrebbe ai sensi dell’art. 26 del DPR 633/72 procedere comunque all’emissione di una nota di credito da inviare allo SDI e poi emettere una nuova fattura con nuovo numero e data ma medesima rappresentazione dell’operazione commerciale corretta. Comunque si consiglia di confrontarsi con la PA destinataria e capire le sue richieste in tal senso.

L'ente ha ricevuto e accettato la fattura elettronica, ma ritarda nel pagamento. Esiste un termine, ovvero un periodo entro il quale la PA è obbligata a pagare?

Il decreto legislativo n. 192/2012 di recepimento della direttiva comunitaria (2011/7/UE) ha fissato il termine di pagamento nelle transazioni con la Pubblica amministrazione in 30 giorni pena la sanzione degli interessi legali di mora dell’8% oltre il tasso Bce, a partire già dal primo giorno dopo la scadenza pattuita.

Qual è la modalità di assolvimento dell'imposta di bollo sulla fattura elettronica?

L’imposta di bollo sui documenti informatici con rilevanza fiscale va assolta secondo la modalità specificata all’art. 6 del DM 17 giugno 2014 con il pagamento dell’imposta relativa alle fatture emesse durante l’anno effettuato in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio tramite F24.

Le prestazione erogate dagli enti non profit o altri soggetti non titolari di partita IVA che emettono note di addebito di spese verso la Pubblica Amministrazione?

L’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica verso la P.A. costituisce solo una diversa modalità di emissione della fattura, ma non incide sui presupposti per l’emissione della stessa, di cui agli articoli 1 e 6 del decreto del Presidente della Repubblica n. 633 del 1972.